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Formatsight Privacy Policy

Controller (GDPR)

Vincent Bender – Sole Proprietorship
c/o flexdienst – #20817
Kurt-Schumacher-Straße 76
67663 Kaiserslautern
Germany
Email: support@formatsight.com
VAT ID: DE368166430

1. Data we process

• Publicly available YouTube channel data for analysis.
• Technical usage data (IP address, device information, server logs).
• Information you voluntarily provide (e.g. email when contacting us).
• Payment data via Stripe (credit card details, invoices).
• Usage data from Supabase (account IDs, subscriptions).
• Workflow-related data via n8n (only for service delivery).
• Metadata via Google Cloud (hosting, infrastructure).

YouTube API Services

• Formatsight uses YouTube API Services to retrieve public YouTube data (video metadata, channel statistics, public comments).
• By using our service you agree to be bound by the YouTube Terms of Service: https://www.youtube.com/t/terms
• Google's Privacy Policy additionally applies to this data: https://www.google.com/policies/privacy
• We store retrieved public YouTube data for up to 30 days and refresh or delete it thereafter.
• You can optionally connect your YouTube account through Google. We request read-only permissions only (youtube.readonly, and in the Studio area also yt-analytics.readonly), that is read access to your own channel data. We do not modify your channel and do not post on your behalf.
• Connecting your YouTube channel (optional). If you connect your channel, Formatsight uses YouTube API Services, with your consent, to read the list of your own videos (youtube.readonly) and, in the Studio area, your channel statistics such as views, impressions, click-through rate and audience retention (yt-analytics.readonly). We only read; we never publish, change or delete anything on YouTube. Access is stored encrypted and used only for analysing your own channel inside Formatsight. YouTube API data other than statistics is refreshed or deleted within 30 days at the latest; we re-check that your authorization is still valid at least every 30 days. If you disconnect the channel in Formatsight, we delete the data immediately; if you revoke access at https://security.google.com/settings/security/permissions, we delete it within 7 days. You can request deletion at any time in Settings or by email. Formatsight's use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The YouTube Terms of Service (https://www.youtube.com/t/terms) and the Google Privacy Policy (https://policies.google.com/privacy) apply.
• While a connection exists, we store the access and refresh tokens issued by Google so that analyses run without repeated sign-in.
• You can revoke this access at any time directly with Google: https://security.google.com/settings/security/permissions
• We share YouTube API data only as needed to run the service: with Supabase (database/authentication hosting), Stripe (for paid accounts), and our AI analysis provider on OpenRouter, which receives only publicly available YouTube data and never your Authorized Data. We do not sell this data or allow third parties to advertise using it.
• Besides the revocation above, we delete stored access and refresh tokens and any Authorized Data derived from them when you disconnect your YouTube account or request deletion at support@formatsight.com.
• Sign-in relies on a token stored in your browser's local storage (via Supabase); we do not use third-party advertising or tracking cookies for this purpose.

2. Purpose of processing

• Provide the analysis service.
• Process payments and subscriptions (Stripe).
• Ensure security and platform stability.
• Improve the service.
• Comply with legal obligations (e.g. tax law).
• Track channel discoveries for our Discovery Rewards System.
• Process and award credits through our gamification features.
• Maintain leaderboard rankings and fair play enforcement.

3. Legal basis (GDPR)

• Art. 6(1)(b) GDPR – contract performance.
• Art. 6(1)(a) GDPR – consent (cookies, newsletter).
• Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interests (security, analytics).
• Art. 6(1)(c) GDPR – legal obligation (tax compliance).

4. Data sharing & international transfers

We use the following third-party service providers to operate our platform. Some providers process data outside the European Economic Area (EEA):

• Stripe, Inc. (USA) – Payment processing. Stripe is certified under the EU-US Data Privacy Framework. Data transferred: payment details, transaction data, email address. Privacy: https://stripe.com/privacy
• Supabase, Inc. (USA) – Database and authentication services. Data is processed partly outside the EU based on Standard Contractual Clauses (SCCs). Data transferred: account data, usage data. Privacy: https://supabase.com/privacy
• Google Cloud (Google LLC, USA) – Hosting and infrastructure. Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework. Data transferred: technical metadata, server logs. Privacy: https://cloud.google.com/privacy
• n8n GmbH (Germany/EU) – Workflow automation for service delivery. Data processed within the EU. Data transferred: workflow-related metadata.

For transfers to the USA, we rely on the EU-US Data Privacy Framework (where the recipient is certified) or Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR) as appropriate safeguards.

5. Retention period

• Server logs: max. 30 days.
• Invoice data: 10 years (tax regulations).
• Other data: as long as necessary for contract performance.
• Discovery records: as long as the respective channel remains on our leaderboard or until user account termination.
• Gamification data (badges, reward history): 2 years after last account activity or until account deletion.
• Leaderboard ranking data: permanently for platform integrity, anonymized after account deletion.

6. Your rights

• Access, rectification, erasure, restriction, portability.
• Right to object (Art. 21 GDPR).
• Right to lodge a complaint with supervisory authority.

7. Cookies & tracking

• Essential cookies for service operation.
• Analytics cookies only with consent.
• You may disable cookies in your browser.

Browser extension (Formatsight Extension)

The Formatsight Chrome extension works on youtube.com and, only after you enable it with a click, on studio.youtube.com.

• Channel scores: the extension sends the handle or ID of the YouTube channel you are viewing to our servers to fetch its score. We do not store your browsing history.
• Sign-in: the extension uses the session of your Formatsight account (taken over from formatsight.com) to call our services on your behalf.
• AI features in YouTube Studio (thumbnails, thumbnail analysis, descriptions, titles, comment replies): only when you click one of them, the content needed for that request is sent to our servers: e.g. video title, description, script or transcript, the comment you reply to, or the current thumbnail. Results are stored in your account like in the web app. To generate them we use AI model providers via OpenRouter, Inc. (USA; models by Anthropic and Google) and fal.ai (Features & Labels, Inc., USA), based on Standard Contractual Clauses.
• Stored only in your browser: A/B test setups and their thumbnail images, cached scores and transcripts, your settings. These never leave your device and are deleted when you remove the extension.
• The extension never saves, publishes or posts anything in YouTube Studio on its own: it only fills fields, you confirm with Save. Ad breaks are placed only when you click "Set ads", and are saved only by you.
• No advertising, no tracking, no sale of data.

8. Contact

For privacy inquiries: support@formatsight.com

9. Contact form

When you use our contact form, we process the data you provide (name, email, subject, message) solely for the purpose of responding to your inquiry. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures) or Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in responding to inquiries). Your data will be deleted after your inquiry has been fully resolved, unless longer retention is required by law.

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher (DSGVO)

Vincent Bender – Einzelunternehmen
c/o flexdienst – #20817
Kurt-Schumacher-Straße 76
67663 Kaiserslautern
Deutschland
Email: support@formatsight.com
USt-IdNr.: DE368166430

1. Welche Daten wir verarbeiten

• Öffentlich zugängliche YouTube-Kanal-Daten für Analysen.
• Technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Server-Logs).
• Daten, die Sie freiwillig bereitstellen (z. B. E-Mail bei Kontaktaufnahme).
• Zahlungsdaten über Stripe (Kreditkarteninformationen, Rechnungsdetails).
• Nutzungsdaten aus Supabase (z. B. Account-IDs, Abonnements).
• Workflow-bezogene Daten über n8n (nur zur Erbringung des Dienstes).
• Ggf. Metadaten über Google Cloud (Hosting, Infrastruktur).

YouTube API-Dienste

• Formatsight nutzt die YouTube API-Dienste, um öffentliche YouTube-Daten abzurufen (Video-Metadaten, Kanalstatistiken, öffentliche Kommentare).
• Mit der Nutzung unseres Dienstes stimmst du den YouTube-Nutzungsbedingungen zu: https://www.youtube.com/t/terms
• Für diese Daten gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy
• Abgerufene öffentliche YouTube-Daten speichern wir für höchstens 30 Tage und aktualisieren oder löschen sie danach.
• Optional kannst du dein YouTube-Konto über Google verbinden. Dabei fragen wir nur Leseberechtigungen an (youtube.readonly, im Studio-Bereich zusätzlich yt-analytics.readonly), also reinen Lesezugriff auf die Daten deines eigenen Kanals. Wir verändern nichts an deinem Kanal und veröffentlichen nichts in deinem Namen.
• YouTube-Kanal verbinden (optional). Wenn du deinen Kanal verbindest, liest Formatsight mit deiner Zustimmung über die YouTube API Services die Liste deiner eigenen Videos (youtube.readonly) und, im Studio-Bereich, die Statistiken deines Kanals wie Aufrufe, Impressionen, Klickrate und Zuschauerbindung (yt-analytics.readonly). Wir lesen nur, wir veröffentlichen, ändern oder löschen nichts auf YouTube. Der Zugang wird verschlüsselt gespeichert und nur für die Auswertungen deines eigenen Kanals in Formatsight genutzt. Daten aus der YouTube API, die keine Statistiken sind, werden spätestens nach 30 Tagen aufgefrischt oder gelöscht; die Gültigkeit deiner Freigabe prüfen wir mindestens alle 30 Tage. Trennst du den Kanal in Formatsight, löschen wir die Daten sofort; entziehst du den Zugang über https://security.google.com/settings/security/permissions, löschen wir sie innerhalb von 7 Tagen. Löschung jederzeit unter Einstellungen oder per Mail. Die Nutzung der über Google-APIs erhaltenen Daten hält sich an die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Es gelten die YouTube-Nutzungsbedingungen (https://www.youtube.com/t/terms) und die Google-Datenschutzerklärung (https://policies.google.com/privacy).
• Besteht eine Verbindung, speichern wir die von Google ausgestellten Zugriffs- und Aktualisierungstoken, damit Analysen ohne erneute Anmeldung laufen.
• Du kannst den Zugriff jederzeit direkt bei Google widerrufen: https://security.google.com/settings/security/permissions
• Wir geben YouTube-API-Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb nötig ist: an Supabase (Datenbank/Authentifizierung), Stripe (bei bezahlten Konten) und unseren KI-Analyseanbieter auf OpenRouter, der ausschließlich öffentlich zugängliche YouTube-Daten erhält, niemals deine Authorized Data. Wir verkaufen diese Daten nicht und lassen keine Dritten damit werben.
• Zusätzlich zum Widerruf oben löschen wir gespeicherte Zugriffs- und Aktualisierungstoken sowie daraus abgeleitete Authorized Data, wenn du dein YouTube-Konto trennst oder die Löschung unter support@formatsight.com anfragst.
• Die Anmeldung nutzt einen Token im lokalen Speicher deines Browsers (über Supabase); wir setzen dafür keine Werbe- oder Tracking-Cookies von Dritten.

2. Zweck der Verarbeitung

• Erbringung des Analyse-Dienstes.
• Abwicklung von Zahlungen und Abonnements (Stripe).
• Sicherstellung von Sicherheit und Stabilität der Plattform.
• Verbesserung des Angebots.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen).
• Verfolgung von Kanal-Entdeckungen für unser Discovery Rewards System.
• Verarbeitung und Vergabe von Credits durch unsere Gamification-Features.
• Aufrechterhaltung von Leaderboard-Rankings und Fair-Play-Durchsetzung.

3. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

• Art. 6(1)(b) DSGVO – Vertragserfüllung.
• Art. 6(1)(a) DSGVO – Einwilligung (z. B. Cookies, Newsletter).
• Art. 6(1)(f) DSGVO – berechtigtes Interesse (Sicherheit, Analyse).
• Art. 6(1)(c) DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. Steuerrecht).

4. Datenweitergabe & internationale Übermittlungen

Wir nutzen folgende Drittanbieter für den Betrieb unserer Plattform. Einige Anbieter verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR):

• Stripe, Inc. (USA) – Zahlungsabwicklung. Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittelte Daten: Zahlungsdaten, Transaktionsdaten, E-Mail-Adresse. Datenschutz: https://stripe.com/privacy
• Supabase, Inc. (USA) – Datenbank- und Authentifizierungsdienste. Die Datenverarbeitung erfolgt teilweise außerhalb der EU auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs). Übermittelte Daten: Kontodaten, Nutzungsdaten. Datenschutz: https://supabase.com/privacy
• Google Cloud (Google LLC, USA) – Hosting und Infrastruktur. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittelte Daten: technische Metadaten, Serverprotokolle. Datenschutz: https://cloud.google.com/privacy
• n8n GmbH (Deutschland/EU) – Workflow-Automatisierung für die Dienstbereitstellung. Datenverarbeitung innerhalb der EU. Übermittelte Daten: workflow-bezogene Metadaten.

Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework (sofern der Empfänger zertifiziert ist) oder Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) als geeignete Garantien.

5. Speicherdauer

• Server-Logs: max. 30 Tage.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtlich erforderlich).
• Sonstige Daten: solange notwendig zur Vertragserfüllung.
• Discovery-Aufzeichnungen: solange der entsprechende Kanal auf unserem Leaderboard verbleibt oder bis zur Beendigung des Benutzerkontos.
• Gamification-bezogene Daten (Badges, Belohnungshistorie): 2 Jahre nach der letzten Kontoaktivität oder bis zur Kontolöschung.
• Leaderboard-Ranking-Daten: dauerhaft für Plattform-Integrität, anonymisiert nach Kontolöschung.

6. Ihre Rechte

• Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit.
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

7. Cookies und Tracking

• Essenzielle Cookies: für Betrieb erforderlich.
• Analytische Cookies: nur mit Einwilligung.
• Deaktivierbar im Browser.

Browser-Erweiterung (Formatsight Extension)

Die Chrome-Erweiterung von Formatsight arbeitet auf youtube.com und, erst nachdem Sie sie per Klick freigeben, auf studio.youtube.com.

• Kanal-Bewertung: Die Erweiterung sendet Handle oder ID des YouTube-Kanals, den Sie gerade ansehen, an unsere Server, um dessen Bewertung abzurufen. Ihren Browserverlauf speichern wir nicht.
• Anmeldung: Die Erweiterung nutzt die Sitzung Ihres Formatsight-Kontos (übernommen von formatsight.com), um unsere Dienste in Ihrem Namen aufzurufen.
• KI-Funktionen in YouTube Studio (Thumbnails, Thumbnail-Analyse, Beschreibungen, Titel, Kommentar-Antworten): Nur wenn Sie eine davon anklicken, werden die dafür nötigen Inhalte an unsere Server übertragen, z. B. Videotitel, Beschreibung, Skript oder Transkript, der Kommentar, auf den Sie antworten, oder das aktuelle Thumbnail. Ergebnisse werden wie in der Web-App in Ihrem Konto gespeichert. Zur Erzeugung nutzen wir KI-Modellanbieter über OpenRouter, Inc. (USA; Modelle von Anthropic und Google) und fal.ai (Features & Labels, Inc., USA) auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
• Nur in Ihrem Browser gespeichert: A/B-Test-Einstellungen samt Thumbnail-Bildern, zwischengespeicherte Bewertungen und Transkripte, Ihre Einstellungen. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht und werden mit dem Entfernen der Erweiterung gelöscht.
• Die Erweiterung speichert, veröffentlicht oder postet in YouTube Studio nie selbstständig: Sie füllt nur Felder aus, Sie bestätigen mit Speichern. Werbeunterbrechungen werden nur gesetzt, wenn Sie „Werbung setzen“ klicken, und erst von Ihnen gespeichert.
• Keine Werbung, kein Tracking, kein Verkauf von Daten.

8. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: support@formatsight.com

9. Kontaktformular

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail, Betreff, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Deine Daten werden gelöscht, sobald deine Anfrage vollständig bearbeitet ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben.