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Formatsight Privacy Policy

Controller (GDPR)

Vincent Bender – Sole Proprietorship
c/o flexdienst – #20817
Kurt-Schumacher-Straße 76
67663 Kaiserslautern
Germany
Email: support@formatsight.com
VAT ID: DE368166430

1. Data we process

• Publicly available YouTube channel data for analysis.
• Technical usage data (IP address, device information, server logs).
• Information you voluntarily provide (e.g. email when contacting us).
• Payment data via Stripe (credit card details, invoices).
• Usage data from Supabase (account IDs, subscriptions).
• Workflow-related data via n8n (only for service delivery).
• Metadata via Google Cloud (hosting, infrastructure).

YouTube API Services

• Formatsight uses YouTube API Services to retrieve public YouTube data (video metadata, channel statistics, public comments).
• By using our service you agree to be bound by the YouTube Terms of Service: https://www.youtube.com/t/terms
• Google's Privacy Policy additionally applies to this data: https://www.google.com/policies/privacy
• We store retrieved public YouTube data for up to 30 days and refresh or delete it thereafter.
• You can optionally connect your YouTube account through Google. We request only the youtube.readonly permission, that is read access to your own channel data. We do not modify your channel and do not post on your behalf.
• While a connection exists, we store the access and refresh tokens issued by Google so that analyses run without repeated sign-in.
• You can revoke this access at any time directly with Google: https://security.google.com/settings/security/permissions
• We share YouTube API data only as needed to run the service: with Supabase (database/authentication hosting), Stripe (for paid accounts), and our AI analysis provider on OpenRouter, which receives only publicly available YouTube data and never your Authorized Data. We do not sell this data or allow third parties to advertise using it.
• Besides the revocation above, we delete stored access and refresh tokens and any Authorized Data derived from them when you disconnect your YouTube account or request deletion at support@formatsight.com.
• Sign-in relies on a token stored in your browser's local storage (via Supabase); we do not use third-party advertising or tracking cookies for this purpose.

2. Purpose of processing

• Provide the analysis service.
• Process payments and subscriptions (Stripe).
• Ensure security and platform stability.
• Improve the service.
• Comply with legal obligations (e.g. tax law).
• Track channel discoveries for our Discovery Rewards System.
• Process and award credits through our gamification features.
• Maintain leaderboard rankings and fair play enforcement.

3. Legal basis (GDPR)

• Art. 6(1)(b) GDPR – contract performance.
• Art. 6(1)(a) GDPR – consent (cookies, newsletter).
• Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interests (security, analytics).
• Art. 6(1)(c) GDPR – legal obligation (tax compliance).

4. Data sharing & international transfers

We use the following third-party service providers to operate our platform. Some providers process data outside the European Economic Area (EEA):

• Stripe, Inc. (USA) – Payment processing. Stripe is certified under the EU-US Data Privacy Framework. Data transferred: payment details, transaction data, email address. Privacy: https://stripe.com/privacy
• Supabase, Inc. (USA) – Database and authentication services. Data is processed partly outside the EU based on Standard Contractual Clauses (SCCs). Data transferred: account data, usage data. Privacy: https://supabase.com/privacy
• Google Cloud (Google LLC, USA) – Hosting and infrastructure. Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework. Data transferred: technical metadata, server logs. Privacy: https://cloud.google.com/privacy
• n8n GmbH (Germany/EU) – Workflow automation for service delivery. Data processed within the EU. Data transferred: workflow-related metadata.

For transfers to the USA, we rely on the EU-US Data Privacy Framework (where the recipient is certified) or Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR) as appropriate safeguards.

5. Retention period

• Server logs: max. 30 days.
• Invoice data: 10 years (tax regulations).
• Other data: as long as necessary for contract performance.
• Discovery records: as long as the respective channel remains on our leaderboard or until user account termination.
• Gamification data (badges, reward history): 2 years after last account activity or until account deletion.
• Leaderboard ranking data: permanently for platform integrity, anonymized after account deletion.

6. Your rights

• Access, rectification, erasure, restriction, portability.
• Right to object (Art. 21 GDPR).
• Right to lodge a complaint with supervisory authority.

7. Cookies & tracking

• Essential cookies for service operation.
• Analytics cookies only with consent.
• You may disable cookies in your browser.

8. Contact

For privacy inquiries: support@formatsight.com

9. Contact form

When you use our contact form, we process the data you provide (name, email, subject, message) solely for the purpose of responding to your inquiry. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures) or Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in responding to inquiries). Your data will be deleted after your inquiry has been fully resolved, unless longer retention is required by law.

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher (DSGVO)

Vincent Bender – Einzelunternehmen
c/o flexdienst – #20817
Kurt-Schumacher-Straße 76
67663 Kaiserslautern
Deutschland
Email: support@formatsight.com
USt-IdNr.: DE368166430

1. Welche Daten wir verarbeiten

• Öffentlich zugängliche YouTube-Kanal-Daten für Analysen.
• Technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Server-Logs).
• Daten, die Sie freiwillig bereitstellen (z. B. E-Mail bei Kontaktaufnahme).
• Zahlungsdaten über Stripe (Kreditkarteninformationen, Rechnungsdetails).
• Nutzungsdaten aus Supabase (z. B. Account-IDs, Abonnements).
• Workflow-bezogene Daten über n8n (nur zur Erbringung des Dienstes).
• Ggf. Metadaten über Google Cloud (Hosting, Infrastruktur).

YouTube API-Dienste

• Formatsight nutzt die YouTube API-Dienste, um öffentliche YouTube-Daten abzurufen (Video-Metadaten, Kanalstatistiken, öffentliche Kommentare).
• Mit der Nutzung unseres Dienstes stimmst du den YouTube-Nutzungsbedingungen zu: https://www.youtube.com/t/terms
• Für diese Daten gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy
• Abgerufene öffentliche YouTube-Daten speichern wir für höchstens 30 Tage und aktualisieren oder löschen sie danach.
• Optional kannst du dein YouTube-Konto über Google verbinden. Dabei fragen wir ausschließlich die Berechtigung youtube.readonly an, also reinen Lesezugriff auf die Daten deines eigenen Kanals. Wir verändern nichts an deinem Kanal und veröffentlichen nichts in deinem Namen.
• Besteht eine Verbindung, speichern wir die von Google ausgestellten Zugriffs- und Aktualisierungstoken, damit Analysen ohne erneute Anmeldung laufen.
• Du kannst den Zugriff jederzeit direkt bei Google widerrufen: https://security.google.com/settings/security/permissions
• Wir geben YouTube-API-Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb nötig ist: an Supabase (Datenbank/Authentifizierung), Stripe (bei bezahlten Konten) und unseren KI-Analyseanbieter auf OpenRouter, der ausschließlich öffentlich zugängliche YouTube-Daten erhält, niemals deine Authorized Data. Wir verkaufen diese Daten nicht und lassen keine Dritten damit werben.
• Zusätzlich zum Widerruf oben löschen wir gespeicherte Zugriffs- und Aktualisierungstoken sowie daraus abgeleitete Authorized Data, wenn du dein YouTube-Konto trennst oder die Löschung unter support@formatsight.com anfragst.
• Die Anmeldung nutzt einen Token im lokalen Speicher deines Browsers (über Supabase); wir setzen dafür keine Werbe- oder Tracking-Cookies von Dritten.

2. Zweck der Verarbeitung

• Erbringung des Analyse-Dienstes.
• Abwicklung von Zahlungen und Abonnements (Stripe).
• Sicherstellung von Sicherheit und Stabilität der Plattform.
• Verbesserung des Angebots.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen).
• Verfolgung von Kanal-Entdeckungen für unser Discovery Rewards System.
• Verarbeitung und Vergabe von Credits durch unsere Gamification-Features.
• Aufrechterhaltung von Leaderboard-Rankings und Fair-Play-Durchsetzung.

3. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

• Art. 6(1)(b) DSGVO – Vertragserfüllung.
• Art. 6(1)(a) DSGVO – Einwilligung (z. B. Cookies, Newsletter).
• Art. 6(1)(f) DSGVO – berechtigtes Interesse (Sicherheit, Analyse).
• Art. 6(1)(c) DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. Steuerrecht).

4. Datenweitergabe & internationale Übermittlungen

Wir nutzen folgende Drittanbieter für den Betrieb unserer Plattform. Einige Anbieter verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR):

• Stripe, Inc. (USA) – Zahlungsabwicklung. Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittelte Daten: Zahlungsdaten, Transaktionsdaten, E-Mail-Adresse. Datenschutz: https://stripe.com/privacy
• Supabase, Inc. (USA) – Datenbank- und Authentifizierungsdienste. Die Datenverarbeitung erfolgt teilweise außerhalb der EU auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs). Übermittelte Daten: Kontodaten, Nutzungsdaten. Datenschutz: https://supabase.com/privacy
• Google Cloud (Google LLC, USA) – Hosting und Infrastruktur. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittelte Daten: technische Metadaten, Serverprotokolle. Datenschutz: https://cloud.google.com/privacy
• n8n GmbH (Deutschland/EU) – Workflow-Automatisierung für die Dienstbereitstellung. Datenverarbeitung innerhalb der EU. Übermittelte Daten: workflow-bezogene Metadaten.

Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework (sofern der Empfänger zertifiziert ist) oder Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) als geeignete Garantien.

5. Speicherdauer

• Server-Logs: max. 30 Tage.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtlich erforderlich).
• Sonstige Daten: solange notwendig zur Vertragserfüllung.
• Discovery-Aufzeichnungen: solange der entsprechende Kanal auf unserem Leaderboard verbleibt oder bis zur Beendigung des Benutzerkontos.
• Gamification-bezogene Daten (Badges, Belohnungshistorie): 2 Jahre nach der letzten Kontoaktivität oder bis zur Kontolöschung.
• Leaderboard-Ranking-Daten: dauerhaft für Plattform-Integrität, anonymisiert nach Kontolöschung.

6. Ihre Rechte

• Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit.
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

7. Cookies und Tracking

• Essenzielle Cookies: für Betrieb erforderlich.
• Analytische Cookies: nur mit Einwilligung.
• Deaktivierbar im Browser.

8. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: support@formatsight.com

9. Kontaktformular

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail, Betreff, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Deine Daten werden gelöscht, sobald deine Anfrage vollständig bearbeitet ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben.